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AWS テレワーク

テレワーク・在宅勤務の導入 -競争力の強い企業へ-

緊急事態宣言時にはテレワークを導入していた企業も、解除後には多くの企業が出社する勤務体制に戻っています。しかし、新型コロナウィルスの感染リスクは依然としてあり、収束の予測は今年中にはないと言われています。

 

コロナ以前の前には戻らないニューノーマルへと社会情勢が大きく変化する中、勤務体制だけをもとに戻すのでは、変化についていけず競争力が追いついていきません。

テレワークの課題として、ITインフラの未整備だったりアナログな業務システムの問題が多く上がりました。

これらを見ると企業内に潜んでいた問題が、テレワーク時に露呈されただけかもしれません。

 

課題をよく見る

準備不足のまま導入されたテレワークの問題として、「テレワークの際のアクセス環境が整備されていない」「業務がペーパーレス化されていない」「社内システムが整備されていない」「社内システムが整備されていない」などが挙げられました。

 

ひとつひとつ見ていきましょう。

 

テレワークの際のアクセス環境が整備されていない

 

「社内のシステムにアクセスできない」「社内システムへのアクセス時の通信が遅い」という声をよく聞きました。

 

社内のシステムにアクセスできないのは、セキュリティの観点から、外部からのアクセスを制限しているのだと思いますが、今回のコロナのような不測の事態や災害が起こった時のことを考えてみたほうがよいでしょう。

 

通信が遅い原因はVPNによる社内ネットワークへの想定外のアクセス増加ですが、どのような状況下で通信が遅くなったかのかが把握できたのではないでしょうか。

 

ネットワークインフラの環境を見直すよい機会かもしれません。

 

 

業務がペーパーレス化されていない

 

「書類の確認・整理作業」「押印作業」で緊急事態宣言時でも出社せざるをえなかった人も多くいました。

 

紙で保管された書類は探すのも時間がかかり、保管場所も必要とされますが、データ化されれば検索も容易に行うことができ、保管スペースの確保も不要になります。また、ペーパレス化が進めば、紙代や印刷代のコスト削減といった効果もあります。

 

ペーパレス化に関しては、法律の改正によって、2016年からすべての契約書や領収書は電子保存が可能になりました。また、2017年からは、領収書や請求書をカメラで撮影して電子化することも認められています。

 

また、押印については、総務省では有識者会議において、企業間でやりとりする請求書などの電子書類が本物であると証明する制度の運用を2022年度から始める案を示しています。

 

法整備などから、国の方針としてペーパーレス化を推進していくということがわかります。

 

企業では、規定や制度を変えることは困難ですが、メリットは多くあります。
出来るところから徐々にペーパーレス化を進めていってはいかがでしょうか。

 

 

社内システムが整備されていない

 

そもそも、会社で仕事をするということが前提でインフラは構築されているので、何に問題があったのか十分調査しましょう。

 

自社内で必要なシステムやセキュリティ対策は見直したでしょうか。

 

例えば、社として決まったツールがなく、社員がビジネス向けではないデータ共有ツールなどを利用し続けていたとすると、セキュリティの観点から、リスクが高くなります。

 

実際に、緊急事態宣言が発令されてから、よく利用されるようになったWeb会議用ツールでは、脆弱性が見つかり注意喚起がだされたこともあります。

また、個々が勝手に利用しているツールでは、把握できないシャドーITとなり、情報漏洩などの問題が起こった場合の対処も難しくなります。

 

社員が必要としている新たな社内システムを導入したり、ルールを作成・変更したりする必要があるかもしれませんが、それをすることにより、業務効率の向上やセキュリティ対策・セキュリティへの注意喚起につながっていくでしょう。

テレワーク・在宅勤務をサポート

 

 

 

競争力の強い企業に

社内の業務の在り方を考慮し、制度や施策といった企業の取り組み、またIT投資を見直すことは、いつかは検討しなければならない課題です。

 

テレワーク中の課題を見直し、次の取り組みをしなければならないのは今です。

 

刻一刻と変化する市場の中、課題に対し早く対応していく企業が競争力を強化させて行くのではないでしょうか。

 

 

 

何から取り組んだらよいかわからない場合は専門家に相談するのがよいでしょう。

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