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テレワーク・在宅勤務の導入 -オンラインストレージの選び方-

自社にあったファイル共有サービス

テレワークでは、オンライン上でのファイル共有ができるオンラインストレージを導入することで、業務を効率的に行うことができます。

オンラインストレージサービスは数多くのサービスがあるため、自社にあうサービスを選ぶことが大切です。

今回は、オンラインストレージを効果的に導入するための選定ポイントをご紹介します。

 

1.データ容量

2.セキュリティポリシー

3.操作性

4.対応デバイス

 

1.データ容量

サービスによって、利用できる容量が決まっているので、自社の業務に必要なデータ容量を確保することが必要です。会議資料など書類系での利用と動画や高解像度の画像などの共有に利用する場合では、必要な容量が異なり、運用コストが大きく変わります。
サービスにより、全体の容量上限だけではなく、アカウント数やアカウントごとの容量上限の他、アップロード&ダウンロードする際の1ファイルあたりのサイズの上限もあるので、1ファイルあたりのデータが大きい場合は注意したほうがよいでしょう。
通常での利用は少なくとも、繁忙期に利用が多くなる場合などは、追加容量が簡単に行えるサービスを検討したほうがよいでしょう。

2.セキュリティポリシー

インターネットでアクセスをするため、不正なアクセスやサイバー攻撃などにより、情報が外部に流出してしまう危険性があります。

無料サービスのオンラインストレージでは、セキュリティ対策がされていない場合が多いので、企業として選定する際はよく確認しなくてはなりません。

・暗号化されている通信であるか
・堅牢なデータセンターで保管されているサービスであるか
・運営会社の情報セキュリティポリシーはきちんとしているか

など、自社内のセキュリティポリシーが遵守されているかきちんと確認しましょう。

3.操作性

管理機能がきちんとしているか、また、どのような方法でファイル共有を行うかを事前に確認しておきましょう。利用方法が、「社内だけでの使用」もしくは「取引先と共有」で必要な管理機能、受け渡し方法は変わってきます。
利用方法にあったサービスを選ぶようにしましょう。
また、アップロードやダウンロードの速度など、先に確認できるようなら確認しておくのがよいでしょう。

誤操作で重要なファイルを公開してしまったり、ダウンロード可能な状態にしてしまうという状況も起こり得ます。
どのような職種の人も簡単に操作が行える複雑ではない仕様が好ましいでしょう。

尚、人為的ミスを防ぎ、リスクを回避するには、社内での運用方法の周知も必要です。

4.対応デバイス

PCだけの利用だけではなく、外出先でのスマートフォンやタブレットでの利用も想定している場合は、どのようなデバイスに対応しているかに確認もしましょう。

  


 

トライアルで操作性の確認を

契約後に、サービス内容が自社にあっていなかったり、使い勝手がよくなかったりすると、かえって業務効率が下がってしまう場合があります。
トライアルから始めて、サービス内容や使用感を試してから契約すると、トラブルがおきずに済むでしょう。

 

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テレワーク・在宅勤務の導入について

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