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ファイルアップロード時管理者宛にメール通知

おまかせファイルサーバーロゴ

こんにちは。Takokaです。

おまかせファイルサーバーでは共有フォルダやWEB公開フォルダにファイルをアップロード(ダウンロード)されたタイミングで、指定したアドレスにメールを通知する機能があります。わざわざフォルダを見る手間が省けて便利です。

運用方法にもよりますが、共有フォルダを管理する手間を省きたかったり(共有フォルダにユーザIDへ割り当てる必要がなかったり)、単純に一般ユーザがファイルをアップロード(ダウンロード)した際に管理者まで通知されればよいといったケースがあります。

もう少し具体的なシチュエーションをあげるとするなら、
・管理者 対 多数の取引先もしくは個人事業主等の作業依頼先
・作業完了後に取引先に難しい操作をさせること無くファイルをアップロードしてもらう
・アップロード後は自動で管理者にメール通知されアップロード者を特定
・管理者がアップロードしたファイルを確認する
といったケースです。

以下のポイントでユーザ設定をすることで実現できます。

1.取引先用のユーザIDを作成します
◯ユーザ作成時のポイント
ユーザフォルダ:作成する ※チェックします。
フォルダオプション:アップロードされたらメールで通知 ※チェックします。
名前:取引先名や使用者名などを入力 ※通知メールに表示されます(重要)。
種類:一般ユーザ
許可:何もチェックしない ※操作権限を与えないので安心。
メールアドレス:通知先アドレス ※管理者権限IDを持っている方のメールアドレス(重要)。

下記はユーザ作成画面の例です。
oms1

2.「1」で作成したユーザID・パスワードを取引先(もしくは個人)に配布します

ユーザ設定はこれで完了です。

あとは該当のユーザがWEBブラウザからログインし、個人フォルダにファイルをアップロードするだけで「通知先アドレス」へメールが通知されます。通知メールには設定した「名前」も表示されます。
管理者は全てのフォルダが見られるのでファイルの取得も可能です。

WEBブラウザからのログイン方法と個人フォルダへのアップロード方法さえ覚えてしまえば、少ないトレーニングで便利に使えますね!